Anexa doc 286044 partea 7

Sursa: OMFP 2634/2015 — Documentele financiar-contabile

utilizat. ... ... 58. Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

a) să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează; ... b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță; ... c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control; ... d) să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare; ... e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior; ... f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile legii contabilității; ... g) să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate; ... h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă; ... i) să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile: – data efectuării înregistrării contabile a operațiunii; ... – jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile; ... – numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); ... ... j) să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații; ... k) să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz: – tipul documentului sau al situației; ... – denumirea entității; ... – perioada la care se referă informația; ... – datarea listărilor; ... – paginarea cronologică; ... – precizarea programului informatic și a versiunii utilizate; ... ... l) să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a entității; ... m) să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut pentru documente; ... n) să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării; ... o) să nu permită: – deschiderea a două conturi cu același simbol; ... – modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont; ... – suprimarea unui cont în cursul exercițiului financiar curent sau aferent exercițiului financiar precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold; ... – editarea a două sau a mai multor documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații în cadrul aceluiași exercițiu financiar; ... ... p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin 2 ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual; ... q) să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul sistemului de prelucrare: – monopost sau multipost; ... – monosocietate sau multisocietate; ... – rețea de calculatoare; ... – portabilitatea fișierelor de date; ... ... r) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: – preluări pe loturi cu control ulterior; ... – preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat; ... – combinarea celor două tipuri; ... ... s) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile; ... t) să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora; ... u) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor. ... ... 59. Contractele care stau la baza achiziției de programe informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să prevadă clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate, precum și clauze care să ateste că programele informatice nu permit modificarea procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori. ... 60. Utilizatorul trebuie: – să se asigure de perenitatea documentației, a diferitelor versiuni ale produsului-program; ... – să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informațiile să poată fi reprocesate; ... – să dețină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecărui produs-program utilizat. ... ... 61. Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor și schimbărilor de sistem informatic, produse-program și sistem de calcul. Dacă entitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate și versiunile noi ale produselor-program și ale echipamentelor de calcul. Arhivele pe suport magnetic trebuie actualizate periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor. ... ... -----