Anexa doc 286044 partea 3

Sursa: OMFP 2634/2015 — Documentele financiar-contabile

... – fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; ... – entitățile vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document. ... ... 25. Factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice. Pentru operațiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu există obligația întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni, cum sunt: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate etc., după caz. ... 26. Toate operațiunile privind factura (întocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor Codului fiscal și ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia. ... ... B. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse 27. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme. ... 28. Pentru situații în care, prin reglementări speciale, se prevede că documentul original trebuie să fie păstrat la altă entitate, la înregistrarea în contabilitate se utilizează copia documentului respectiv. ... 29. Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului entității (administratorului entității, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective) situația constatată. În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entității dispune încheierea unui proces-verbal care să cuprindă: – datele de identificare a documentelor dispărute; ... – numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor; ... – data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective. ... Procesul-verbal se semnează de către: – conducătorul entității; ... – conducătorul compartimentului financiar-contabil al entității sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție; ... – persoana responsabilă cu păstrarea documentelor; ... – șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz. ... Când dispariția documentelor se datorează însuși conducătorului entității, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz. În condițiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate. ... 30. Ori de câte ori dispariția documentelor poate constitui infracțiune, se înștiințează imediat organele de urmărire penală. ... 31. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire". Dosarul de reconstituire trebuie să conțină elementele care au legătură cu constatarea și reconstituirea documentelor dispărute, și anume: – sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentelor; ... – procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; ... – dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz; ... – dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor; ... – o copie a documentelor reconstituite. ... ... 32. În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitentă. În acest caz, entitatea emitentă va trimite entității solicitante, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii, documentul reconstituit. ... 33. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea "DUPLICAT", cu specificarea numărului și a datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. ... 34. Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia. ... 35. În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal și se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire. ... 35^1. Reconstituirea prevăzută de prezentele norme este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității. ... ... C. Păstrarea și arhivarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile 36. Entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost Modificări: - (la 24-05-2023, Litera B. a fost completată de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. 1.447 din 2 mai 2023, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 453 din 24 mai

Anexa doc 286044 partea 3

Sursa: OMFP 2634/2015 — Documentele financiar-contabile

... 35^1. Reconstituirea prevăzută de prezentele norme este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității. ... ... C. Păstrarea și arhivarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile 36. Entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost Modificări: - (la 24-05-2023, Litera B. a fost completată de Punctul 2, Articolul I din ORDINUL nr. 1.447 din 2 mai 2023, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 453 din 24 mai 2023 )